Die Verwaltung der TELIS FINANZ ist Dienstleister für die Finanzberater und Führungskräfte des Unternehmens. Um den Beratern die administrativen Tätigkeiten abzunehmen, setzt TELIS auf ausgefeilte Informationstechnologie.

Das IT-Schwesterunternehmen der TELIS, die GWVS mbH, ist Dienstleister im technischen Bereich. Zu den wichtigsten Abteilungen gehören die Bereiche Anwendungsentwicklung und IT-Administration. Sie betreuen die gesamte Informationstechnik des Unternehmens, leisten technischen Support und passen das Verwaltungsprogramm FISS, eine Eigenentwicklung der GWVS, ständig den aktuellen Bedürfnisse an. Mit FISS.web stellt die GWVS den Beratern der TELIS FINANZ ein internetbasiertes Informations- und Vertriebscontrolling-System zur Verfügung, das einen reibungslosen Ablauf garantiert.

Optimierung der Arbeitsabläufe
Die wesentliche Aufgabe der Anwendungsentwicklung ist die Programmierung der unterschiedlichen Softwareprogramme für Verwaltung und Berater, die die gesamten Geschäftsprozesse abbilden. Dazu erklärt der GWVS-Geschäftsführer, Jürgen Schwab: „Die komplette Geschäftssoftware der TELIS FINANZ mit sämtlichen EDV-Tools ist von Beginn an reine Eigenentwicklung.“

Dabei gibt es folgende Projekte:
• Programmierung der gesamten Verwaltungssoftware
• Erfassung von bis zu 1.600 persönlichen  und Finanzdaten  der Finanzanalyse
• Angebotsberechnung über integrierte Gesellschafts-Rechenkerne
• Generierung eines umfassenden Finanzgutachtens
• Elektronischer Datenaustausch mit Gesellschaften
   (Provisionen, Policen, Dynamiken usw.)
• Komplexes Provisionsabrechnungssystem
• Elektronisches Antrags- und Dokumenten­archivierungssystem
• Integration Fremdvertriebe
• Pflege und Weiterentwicklung von 500 Softwaremodulen
• Support für über 120 Anwender in der Verwaltung und
   470 Finanzberater in 140 TELIS-Kanzleien

Provisionsabwicklung im Abrechnungszentrum
Das Abrechnungszentrum der GWVS mbH ist für die Provisionsabwicklung der TELIS FINANZ Vermittlung AG (Deutschland), TELIS Financial Service GmbH (Österreich), DEMA Deutsche Versicherungsmakler AG und ERG GmbH zuständig. „Der erste Schritt bei der Provisionsabwicklung ist die Pflege der Daten im FISS sobald die  Policierung durch die Gesellschaften erfolgt ist“, erklärt Verena Struth, die das Team des Abrechnungszentrums leitet. Dazu werden die von den Finanzberatern eingereichten Anträge in der Antragsabteilung erfasst. Anschließend werden diese Daten im Abrechnungszentrum überprüft, ergänzt oder aktualisiert, z.B. bei Änderungen, Dynamikerhöhungen und Stornierungen. In einem zweiten Schritt wird die Provisionsabrechnung der einzelnen Gesellschaften erfasst. Auch bei Unstimmigkeiten wird das Abrechnungszentrum aktiv, fügt die Abteilungsleiterin an: „Z.B. wenn für Verträge, die schon vor längerem eingereicht worden sind und begonnen haben, noch keine Provision eingegangen ist. Dann setzen wir uns mit den Gesellschaften in Verbindung. Zudem ist das Abrechnungszentrum auch der richtige Ansprechpartner für die Berater von TELIS FINANZ bei Rückfragen bezüglich der Abrechnung einzelner Verträge.“

Produktmanagement per Datenbank
Neben diesen genannten Aufgaben ist die Provisionsabteilung für das gesamte Produktmanagement tätig. Dies umfasst z.B. das ständige Aktualisieren der Produkttabelle. Auch das Einprogrammieren der jeweiligen Provisionsbedingungen eines Produkts in die TELIS-Datenbank gehört zum Aufgabenfeld der Provisionsabteilung. Diese Bedingungen enthalten die Wertungssumme des Vertrags, die als Provisionsgrundlage dient, die Einheiten und die Haftungszeit des Vertrags sowie den Provisionsbetrag.

Durch diese Hintergrundarbeit in den Bereichen Technik und Verwaltung stellt die GWVS sicher, dass ein reibungsloser Arbeitsablauf für die Finanzberater gewährleistet wird und stimmige Provisionsabrechnungen erstellt werden. Verantwortlich sind dafür Eigenentwicklungen wie FISS und gut strukturierte Verwaltungsabläufe. So können sich die Berater von TELIS FINANZ voll auf ihre wesentliche Arbeit, das Beraten der Mandanten, konzentrieren.

Abschlussprovisionen sind nur ein Teil der Vergütung bei TELIS FINANZ. Mehrere Vergütungsarten tragen zum Einkommen der Finanzberater und Führungskräfte des Unternehmens bei: Dazu gehören Beraterprovision, Kanzleizuschuss, Differenzprovision, Sonderdifferenzprovision, Qualitätsbonus, Courtageeinnahmen, Dynamikprovision, Bestandspflegeprovision, Empfehlungsprovision, Servicegebühren und Managementfees.

Der studierte Diplominformatiker Jürgen Schwab ist Geschäftsführer der GWVS mbH. Vor seiner Tätigkeit bei TELIS FINANZ (1992) war der 50-Jährige als Projektleiter im Bereich Datenverarbeitung für renommierte Unternehmen der Finanz- und Versicherungsbranche tätig. Neben dem gesamten Aufbau der EDV ist er vor allem für die Entwicklung der Verwaltungssoftware FISS verantwortlich.