Wie man Zeitersparnis, besseren Service und weniger Kosten unter einen Hut bringt? Innovative Lösungen sind das Markenzeichen der Gesellschaft für Wirtschafts- und Verwaltungsservice mbH (GWVS). Die GWVS, das IT-Tochterunternehmen der TELIS-Gruppe, ist für die gesamte Software und Informationstechnik verantwortlich. Darüber, wie das funktioniert, haben wir mit Jürgen Schwab gesprochen. Der Diplom-Informatiker ist seit Gründung von TELIS FINANZ für die EDV und IT verantwortlich und Geschäftsführer der GWVS. 

TELIS Magazin: Bei der Gründung des Unternehmens hat man sich bei TELIS FINANZ dazu entschieden, IT und EDV im eigenen Haus zu entwickeln. Wieso?

Jürgen Schwab: Mit dieser Strategie bleiben wir unabhängig von externen Firmen und Beratern. Wir können so Innovationen schnell und kostengünstig umsetzen und auf aktuelle Anforderungen reagieren.

TELIS Magazin: Die TELIS-EDV ist ein Herzstück des Unternehmens, ein Alleinstellungsmerkmal. Was gibt es neues aus der Entwicklungsabteilung?

Jürgen Schwab: Unsere Hauptaufgabe ist und bleibt es, den TELIS-Unternehmensberatern administrative Arbeit abzunehmen. Wenn wir uns den Beratungsschritt Kosten senken genauer ansehen, wird deutlich, wie wir dieser Aufgabe gerecht werden. Eine der ersten Maßnahmen der TELIS bei neuen Mandanten ist die so genannte Liquiditätsplanung und das Senken der Haushaltskosten.Die Umsetzung dieser Dienstleistung erfordert jedoch eine Vielzahl von Einzelschritten – vom Maklerauftrag und dem Risikocheck für jeden bestehenden Vertrag bis hin zum Neuantrag. Hierfür muss ein Berater pro Haushalt bisher rund 50 Seiten Papier drucken und der Mandant zwischen 10 und 20 mal eine Unterschrift leisten. Die ausgedruckten Dokumente müssen bisher wieder in das System eingegeben werden, sie müssen gescannt und abgelegt werden. Per Post erfolgt dann der Versand der Anträge an die Produktpartner. Wir haben erkannt, dass sich hier die Effizienz der Prozesse erheblich steigern lässt.

TELIS Magazin: Wie gelingt Ihnen das?

Jürgen Schwab: Die GVWS hat eine Vorgehensweise entwickelt,  die den Ausdruck, die Erfassung und den Postversand überflüssig macht. Der papierlose Antrag! Die Basis dafür ist die zentrale Datenerfassung und –verwaltung in der TELIS-Zentrale. Alle Mandantendaten sind sofort nach Aufnahme der Finanzanalyse im EDV-System hinterlegt. Aus den Daten kann auf Knopfdruck alles generiert werden, was ein Berater braucht. Dazu gehören Lückenberechnungen, Angebote, Anträge, Beratungsprotokolle und VVG-Unterlagen. Sie werden am Bildschirm generiert und – das ist neu – können jetzt auch ohne Papierausdruck unterschrieben werden. Mandant und Berater unterschreiben dazu auf einem Pad, wie man es zum Beispiel vom Paketdienst kennt. Kein Drucker, kein Papier – alles läuft vollautomatisch.

TELIS Magazin: Die papierlose Kanzlei, ist das Ihre Idealvorstellung?

Jürgen Schwab: Verzichtet man auf das Medium Papier, wird vieles sehr viel einfacher. Für Mandanten, für Berater und auch für unsere Produktpartner. Nicht nur, dass sich jeder Doppelarbeit, Energiekosten und Papierkosten spart. Es geht letztlich auch um Zeitgewinn: Per E-Mail oder Internet erreichen die unterschriebenen Dokumente Mandanten, Berater und Produktpartner schneller und werden dort ohne Verzögerung weiterverarbeitet – policiert, abgerechnet und gespeichert. Durch die digitale Unterschrift reduziert sich also der administrative Aufwand um ein Vielfaches.